Kadang sebagai seorang karyawan kita diminta bersedia mewakili perusahaan untuk bertemu dengan klien yang penting bagi perusahaan.
Perasaan senang dipilih perusahaan dan sekaligus deg-deg-an takut kurang maksimal di depan klien pasti muncul dibenak Anda.
Mewakili perusahaan Anda di depan klien bisa menjadi tugas yang menakutkan, tetapi dengan cara yang tepat, Anda dapat membuat kesan yang luar biasa.
Saat Anda mewakili perusahaan Anda di depan klien, ada beberapa hal yang perlu Anda ingat.
Berikut ini, beberapa cara yang akan membantu Anda mewakili perusahaan Anda dengan cara terbaik.
Cara Presentasi Mewakili Perusahaan Di Depan Klien
Table of Contents
Be Prepared
Mempersiapkan rapat adalah kunci untuk mewakili perusahaan Anda dengan baik. Pastikan untuk menyiapkan semua informasi dan dokumentasi yang diperlukan sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan apa pun yang ditanyakan klien.
Ketahui sebanyak mungkin tentang klien dan perusahaan mereka. Ini akan membantu Anda lebih memahami kebutuhan mereka dan bagaimana perusahaan Anda dapat memenuhinya.
Buatlah daftar pertanyaan untuk diajukan kepada klien. Ini akan menunjukkan bahwa Anda tertarik untuk membantu mereka memecahkan masalah mereka, dan juga akan membantu Anda mengumpulkan informasi yang dapat Anda gunakan nanti dalam proses penjualan.
Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan apa pun tentang produk atau layanan perusahaan Anda, dan dapat memberikan statistik atau informasi relevan lainnya yang akan membantu klien membuat keputusan.
Berpakaian Profesional / Memakai Pakaian Kantor
Saat mewakili perusahaan Anda di depan klien, selalu berpakaian profesional. Ini berarti mengenakan jas atau jaket dan menjaga rambut Anda tetap bersih dan ditata.
Anda juga harus menghindari mengenakan pakaian mencolok, dan pastikan kuku Anda bersih dan rapi. Berpakaianlah untuk pekerjaan yang Anda inginkan, bukan pekerjaan yang Anda miliki.
Ini berarti Anda harus berpakaian satu tingkat dari posisi Anda saat ini. Misalnya, jika Anda seorang manajer proyek, berpakaianlah seperti seorang direktur. Jika Anda seorang asisten administrasi, berpakaianlah seperti seorang manajer. Kenakan warna-warna netral seperti hitam, biru laut, atau krem. Ini akan membuat Anda terlihat profesional dan rapi.
Tepat Waktu
Saat bertemu dengan klien, penting untuk tepat waktu. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu Anda dan tidak menyia-nyiakan waktu mereka. Ini juga mengatur nada untuk rapat, menunjukkan bahwa Anda profesional dan ter-organisir.
Jika Anda terlambat, minta maaf dan jelaskan mengapa Anda terlambat. Pastikan untuk tiba dalam keadaan siap sepenuhnya untuk rapat, dan bawa dokumentasi atau informasi apa pun yang mungkin Anda miliki tentang perusahaan atau produk Anda.
Selalu Jaga Eye Contact
Saat bertemu dengan klien, selalu lakukan kontak mata. Ini menunjukkan bahwa Anda terlibat dalam percakapan dan tertarik dengan apa yang mereka katakan.
Ini juga memberi kesan bahwa Anda dapat dipercaya dan percaya diri.
Saat berbicara dengan klien, jaga agar suara Anda tetap rendah dan jelas, dan hindari menggunakan jargon atau kalimat yang rumit.
Pastikan untuk tersenyum dan menggunakan bahasa tubuh yang positif. Jaga postur Anda tetap tegak dan rileks, dan hindari menyilangkan tangan atau kaki Anda.
Gerakan kecil ini dapat membantu menyampaikan bahwa Anda terbuka dan ramah.
Bicaralah dengan Jelas dan Tepat
Di antara beberapa hal penting yang perlu diingat ketika berbicara dengan klien; yang sangat penting adalah:
Pertama, Selalu jelas dan ringkas. Ini akan membantu klien Anda memahami apa yang Anda katakan dan menghindari kebingungan.
Kedua, selalu pertahankan nada profesional. Ini akan membuat klien Anda merasa nyaman bekerja dengan Anda dan percaya bahwa kekhawatiran mereka ditanggapi dengan serius.
Terakhir, pastikan untuk tetap mengikuti tren dan perkembangan industri. Dengan demikian, Anda akan dapat memberikan saran dan wawasan berharga yang dapat dimanfaatkan oleh klien Anda.
Gunakan Tata Bahasa dan Kosa Kata yang Tepat
Saat bertemu dengan klien, penting untuk menggunakan tata bahasa dan kosa kata yang tepat. Ini akan membantu untuk mewakili perusahaan Anda secara positif.
Menggunakan tata bahasa yang tepat menunjukkan bahwa Anda profesional dan tahu apa yang Anda bicarakan.
Tata bahasa yang buruk dapat membuat Anda terlihat tidak berpendidikan dan tidak siap.
Kosa kata juga penting, menggunakan kata-kata besar saat tidak perlu bisa membuat Anda terdengar sombong dan arogan. Tetap berpegang pada fakta, gunakan bahasa yang sederhana, dan biarkan profesionalisme Anda bersinar.
Berikut adalah beberapa taktik untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda:
- Baca dengan keras apa yang telah Anda tulis, dan dengarkan kesalahannya.
- Gunakan kamus atau tesaurus untuk mencari kata-kata yang Anda tidak yakin bagaimana mengeja atau menggunakannya dengan benar.
- Berlatih berbicara di depan cermin atau dengan orang lain.
- Ikuti kelas menulis, atau baca buku tentang teknik menulis yang efektif.
- Gunakan sumber daya online seperti Grammarly untuk memeriksa kesalahan tata bahasa dan ejaan Anda.
- Buatlah daftar kata-kata yang sering disalahgunakan, dan pastikan untuk menghindarinya saat berkomunikasi dengan klien.
Dengarkan Apa yang Dikatakan Klien
Tidak peduli berapa banyak pengalaman yang Anda miliki di dunia bisnis, akan selalu ada klien baru untuk ditemui.
Penting untuk diingat bahwa dalam setiap hubungan baru, klien selalu berada di kursi pengemudi. Cara Anda mewakili perusahaan Anda di depan klien dapat membuat atau menghancurkan kesepakatan, jadi penting untuk mendengarkan dengan cermat apa yang mereka katakan.
Bersikaplah penuh perhatian dan buat catatan. Saat bertemu dengan klien baru, pastikan untuk memperhatikan apa yang mereka katakan.
Mencatat dapat membantu Anda mengingat poin-poin penting di kemudian hari, dan itu juga menunjukkan bahwa Anda menanggapi kebutuhan mereka dengan serius.
Ajukan Pertanyaan dengan Tepat
Salah satu cara untuk membuat kesan positif pada calon klien atau klien saat ini adalah dengan memperhatikan pertanyaan Anda.
Ada pertanyaan-pertanyaan tertentu yang harus dibatasi dalam pertemuan dengan klien.
Pertanyaan tentang kehidupan pribadi atau keluarga mereka umumnya tidak diterima, begitu pula pertanyaan tentang keyakinan politik atau agama mereka.
Juga yang terbaik adalah menghindari bertanya tentang gaji atau informasi keuangan lainnya.
Alih-alih, fokuslah pada pertanyaan yang akan membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang kebutuhan klien dan apa yang mereka cari dari perusahaan Anda.
Tanyakan tentang tujuan bisnis mereka dan apa yang ingin mereka capai melalui bekerja sama dengan Anda. Ini akan membantu Anda lebih memahami bagaimana Anda dapat membantu mereka mencapai tujuan mereka.
BerTerimakasih kepada Klien
Saat pertemuan dengan klien selesai, selalu pastikan untuk berterima kasih kepada mereka atas waktu dan kerja sama mereka.
Dan pastikan untuk menyebutkan apa pun yang Anda sukai tentang perusahaan mereka atau apa yang membuat Anda terkesan.
Jika berlaku, nyatakan minat untuk bekerja sama dengan mereka lagi di masa mendatang.
Dengan melakukan itu, Anda menunjukkan bahwa Anda menghormati jadwal mereka dan bahwa Anda menghargai kesempatan untuk bekerja dengan mereka. Selain itu, berterima kasih kepada klien dapat membantu membangun hubungan baik dan dapat membuat mereka lebih percaya dan menghormati penilaian Anda.
Bersikaplah tulus dalam kata-kata Anda dan pastikan bahwa ungkapan terima kasih Anda sesuai dengan nada pertemuan. Hindari tampil sebagai penjilat.
Terakhir, buat ucapan terima kasih Anda singkat – tidak lebih dari 5-10 detik – agar tidak mengganggu alur percakapan.
Kami harap artikel ini membantu Anda dalam rapat Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan, beri tahu kami di bagian komentar.
